Tugas Softskill Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Tugas Softskill Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Nama  : Indra Yudo Prasetyo

Npm    : 15214312

Kelas   : 4EA39

A. PERANAN KOMUNIKASI DALAM DUNIA BISNIS

a. Peranan Komunikasi dalam Bisnis

Menurut Steinford (1979), Business is all those activities involved in providing the goods and services needed or desired by people. Seluruh kegiatan yang berkaitan dengan penyaluran barang dan jasa sesuai kebutuhan atau keinginan seseorang, namun akankah sebuah kegiatan bisnis berjalan baik tanpa adanya komunikasi yang baik pula?

Komunikasi Bisnis, merupakan komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.

Lalu, seberapa pentingkah komunikasi bisnis tersebut? Menurut Wiley terdapat beberapa hal penting yang ada pada komunikasi dalam bisnis :

1. Pelatihan dan Rekruitmen karyawan

2. Hubungan dengan Karyawan (Employee Relations)

3. Penjualan dan Promosi

4. Pelaporan pada Manajemen

5. Pelaporan pada Pemegang Saham.

Peran komunikasi dalam bisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang sedang dikelolanya.

b. Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

1. Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.

2. Mendapatkan tanggapan, tindakan, atau persetujuan dari si penerima pesan seperti yang diharapkan si pemberi pesan.

3. Penemuan diri (Personal discovery)

4. Untuk berhubungan dan memelihara hubungan dengan orang lain

5. Untuk meyakinkan

6. Untuk bermain dan menghibur diri

c. Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

Umpan balik (Feedback) berasal dari dua kata Bahasa Inggris, yaitu dari kata feed yang artinya memberi makan, dan back yang artinya kembali. Jika digabung maka bermakna seperti "memberi makan kembali" tapi arti sesungguhnya adalah "memberi masukkan kembali".

Menurut Ardianto (2004 : 45-37), komunikasi dianggap sebagai suatu reaksi atau tanggapan yang diberikan oleh penerima pesan atau komunikan kepada penyampaian pesan atau komunikator/sumber. Selain itu. umpan balik juga dapat berupa reaksi yang timbul dari pesan kepada komunikator.

Dalam ilmu komunikasi, terdapat beberapa jenis feedback yaitu :

1. Internal feedback

Merupakan umpan balik yang diterima oleh komunikator bukan dari komunikan, akan tetapi datang dari pesan tersebut atau dari komunikator itu sendiri. Contoh dari feedback ini, ketika menyampaikan pesan, komunikator menyadari melakukan suatu kesalahan (salah sebut), lalu komunikator tersebut meminta maaf dan memperbaiki kesalahan tersebut.

2. External feedback

Merupakan umpan balik yang diterima oleh komunikator dari komunikan. External feedback ini sifatnya bisa langsung dan bisa juga tidak, seperti :

 a. Umpan Balik Langsung : reaksi yang segera ditangkap oleh komunikator (seperti anggukan kepala komunikan)

 b. Umpan Balik Tertunda : umpan balik yang sifatnya tidak langsung (delayed feedback), umpan balik ini datang kepada komunikator setelah melewati suatu rentang waktu (seperti seseorang membaca surat kabar yang harus mencerna pada saat membaca suatu artikel)

3. Representative feedback

Sesuai dengan dengan karakteristik komunikasi, yang komunikan nya bersifat heterogen, maka tidak mudah untuk mengukur umpan balik dari semua komunikan. Karena itu, umpan balik yang datang biasanya merupakan representative (wakil) sampel, sehingga pada komunikator ditanggapi hanya satu atau dua komunikan, hal tersebut sudah dianggap dapat mewakili sejumlah komunikan yang lainnya.

4. Cummulative feedback

Cummulative feedback merupakan umpan balik yang datang kepada komunikator dihimpun terlebih dahulu dan tidak segera diubah dalam pesan berikutnya, karena komunikator harus mempertimbangkan nya dahulu untuk membuat keputusan selanjutnya.

5. Quantitative feedback

Umpan balik ini datang pada umumnya diukur dengan jumlahnya (kuantitas)

6. Institutionalized feedback

Umpan balik ini terlembagakan, maksudnya diupayakan oleh lembaga dengan cara mendatangi langsung untuk mengumpulkan pendapat komunikannya, lalu dianalisis oleh lembaga tersebut

d. Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Terdapat berbagai kesalahpahaman dalam berkomunikasi :

1. Masalah dalam mengembangkan pesan

Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau masih asing dengan audiens, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan ide atau gagasan.

2. Masalah dalam menyampaikan pesan

Komunikasi dapat juaga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor fisik. Misalnya, pada saat menggunakan sound system terdapat sambungan kabel yang kurang baik (antara tersambung dan tidak)

3. Masalah dalam menerima pesan

Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang teran, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima.

4. Masalah dalam menafsirkan pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, di mana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.

e. Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.

Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:

1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati

2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal:

1. Persepsi

2. Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi

B. KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

a. Pola Komunikasi Bisnis

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu :

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

a. Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top-down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

·       -Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·       -Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

·       -Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·       -Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·       -Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

b. Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

c. Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

d. Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

2. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

b. Mengelola Komunikasi Bisnis

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, yaitu :

1. Bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

2. Bagaimana menangani krisis komunikasi

c. Masalah Komunikasi dalam Organisasi

Fakor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:

1. Hambatan Teknis

Hambatan ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

2. Hambatan Semantik

Gangguan ini menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.

3. Hambatan Manusiawi

Hambatan ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini mencakup :

a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.

b. Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.

SUMBER :

https://prezi.com/wyj9ikckwomh/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/
https://www.slideshare.net/djhony/beberapa-definisi-bisnis-menurut-para-ahli
https://www.scribd.com/doc/41197293/Umpan-Balik-Dalam-Proses-Komunikasi
read:http://pustakakomunikasi.blogspot.co.id/2016/04/definisi-dan-jenis-jenis-umpan-balik-komunikasi-massa.html
http://diskafitriana.blogspot.co.id/2016/03/kesalahpahaman-dalam-berkomunikasi.html
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/03/17/memperbaiki-komunikasi-dalam-organisasi/
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/pola-komunikasi-bisnis/
http://astrianjanyrayki.blogspot.co.id/2014/03/makalah-komunikasi-bisnis-komunikasi.html
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/04/26/masalah-komunikasi-dalam-organisasi/

http://abiramahsa.blogspot.co.id/2017/10/tugas-mata-kuliah-komunikasi-bisnis.html