Nama : Indra Yudo Prasetyo
Npm : 15214312
Kelas : 4EA39
TUGAS 2 KOMUNIKASI BISNIS
PENGORGANISASIAN
DAN REVISI PESAN-PESAN BISNIS
A.
PENGORGANISASIAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya,
untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan urutan ide-ide dengan
perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan
dan mengelompokan ide-ide
Memutuskan apa yang harus
dikatakan adalah masalah mendasar yang harus dipecahkan oleh setiap
komunikator. Jika materi yang disajikan lemah, apalagi tidak memiliki suatu
gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi kabur. Cepat atau lambat, audience
akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan benar-benar tidak bernilai sedikitpun.
Semua kegiatan komunikasi, baik menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau
menulis laporan 200 halaman, harus dimulai dengan mendefinisikan isi materinya.
Semakin panjang dan kompleks materi yang akan disampaikan, semakin penting
tahap pertama ini.
Apabila
pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline sangat diperlukan
dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat outline akan membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan sehinga komunikator dapat
menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik, efisien dan efektif. Melalui
perencanaan yang baik, outline akan membantu komunikator mengekspresikan
transisi antara ide-ide, sehingga audience akan mengerti dan memehami pola
piker komunikator. Susunan suatu outline
secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, yaitu:
-
Mulailah dengan ide pokok.
Ide pokok
(main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan.
Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal yaitu: (a) hal-hal apa
yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh audience, (b) alasan yang
mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline
-
Nyatakan poin-poin
pendukung yang penting.
Setelah menetapkan ide
pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua adalah menyusun poin-poin
penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.
-
Ilustrasi dengan
bukti-bukti.
Tahapan
ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan
bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti yang dapat disajikan,
semakin baik outline yang dibuat
-
Menentukan urutan dengan
rencana organisasional.
Setelah
selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah selanjutnya adalah
menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian
materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan, Yaitu:
1.
Pendekatan
langsung : Pendekatan langsung sering disebut juga dengan
istilah pendekatan deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di
ikuti bukti pendukungnya.
2.
Pendekatan tidak langsung : Sering disebut juga
dengan istilah pendekatan induktif, dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu
kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan
singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan
presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience
terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus
dianalisis terlebih dahulu.
Secara
umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para audience mempunyai hasrat,
tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan yang akan disampaikan.
Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih baik digunakan
pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience positif,
gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jika reaksi audience negatif, gunakanlah
pendekatan tak langsung.
Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum,
langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional yang paling cocok
diantara bebagai model berikut :
- Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point),
cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
- Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
- Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
B. PEMILIHAN KATA
Pemilihan
kata yang tepat adalah penggunaan kata-kata tertentu untuk mencurahkan ide atau
pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung dalam kalimat yang
disampaikan kepada orang lain dengan mudah dapat dimengerti, maka harus
menggunakan kata-kata dengan baik.
1.
Pilihlah kata yang sudah
familiar/dikenal.
Dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis, gunakanlah kata-kata yang sudah dikenal, umum
dan lazim sehingga mudah dipahami oleh audiens. Jangan menggunakan kata-kata
atau istilah yang nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya membuat
audiens bingung.
2.
Pilihlah kata-kata yang
singkat.
Anda
perlu juga memilih kata-kata yang singkat dalam penyampaian pesan-pesan bisnis.
Kata-kata yang singkat, selain efisisen, juga mudah dipahami oleh audiens.
Meskipun pemilihan kata yang disingkat diperlukan, harus tetap diperhatikan berbagai
kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3.
Hindari kata-kata yang
bermakna ganda (ambigu).
Kata-kata
yang memiliki berbagai pengertian harus dihindari dalam penyampaian pesan-pesan
bisnis. Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan terjadinya penafsiran
yang bermacam-macam. Akibat selanjutnya adalah kemungkinan tidak tercapainya
maksud penyampaian pesan-pesan bisnis.
C. MEMBUAT KALIMAT EFEKTIF
Penyusunan
kata yang efektif mempermudah pembaca mengerti isi pesan. Ada tiga hal yang
perlu diperhatikan untuk menyusun kalimat, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan
susunan dan kelogisan.
Tiga
Jenis Kalimat :
- Kalimat
Sederhana: Suatu kalimat
sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup
kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun
tidak langsung
- Kalimat
Majemuk: Kalimat majemuk
berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa
dependen. Klausa independen merupakan klausa yang dapat berdiri
sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen
adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki
klausa yang utuh.
- Kalimat
Kompleks: Kalimat kompleks
berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen
sebagian anak kalimat.
TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
PENGERTIAN DAN JENIS LAPORAN BISNIS
A. PENGERTIAN
Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau
lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Herta A. Murphy Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
Menurut
Himstreet Laporan Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara
teratur dan digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna
membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
B. JENIS
1. Laporan
memorandum : laporan yang menggunakan format memo yaitu
mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal.
2. Laporan
surat : laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat, yang di
dalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan, dan referensi.
3. Laporan
dalam bentuk cetakan : mempunyai judul yang sudah
tercetak, instruksi, dan baris-baris kosong.
4. Laporan
formal : biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
C. BAGIAN POKOK DALAM LAPORAN BISNIS
·
Pendahuluan
·
Pemberi kuasa
·
Layout atau rencana
presentasi
·
Masalah
·
Maksud penulisan laporan
·
Ruang Lingkup
·
Metodologi
·
Sumber-sumber primer atau
sekunder
·
Latar belakang
·
Definisi istilah
·
Keterbatasan
·
Rekomendasi
o Isi teks
(laporan)
o Penutup
·
Rangkuman
·
Kesimpulan
·
Rekomendasi
·
Rencana tindakan
·
Proposisi
D. PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN BISNIS
Ada dua cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan
bisnis, yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tidak langsung).
1. Cara
Deduksi, menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu
baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan pada kriteria pembaca:
1. Eksekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
2. Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
3. Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal
2. Cara
induksi, menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan
ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Digunakan pada kriteria pembaca:
1. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
2. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
3. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
E. PENULISAN LAPORAN SINGKAT
Dalam laporan singkat, hanya mengutamakan isi dari laporan
tersebut. Laporan singkat biasanya berupa memo atau surat sepanjang dua
halaman. Bentuk umum dari laporan singkat adalah pembuka, hasil temuan,
bahasan, dan penutup.
F.
MEMBUAT LAPORAN BISNIS YANG BAIK
Laporan
bisnis yang baik mencakup tiga hal, yaitu:
·
Informasi yang akurat
·
Isi menunujukkan suatu
pertimbangan yang baik dari penulis
·
Format, style, dan
organisasi sesuai dengan kebutuhan pembaca
sumber :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar